10 princípios de gestão de tempo para venceres o relógio (1ª parte)

Fazer uma gestão de tempo eficiente é um dos maiores desafios da vida moderna. Acordamos com a sensação de já estarmos atrasados, corremos para começar o dia e pomo-nos em modo automático para poder chegar ao pôr-do-sol com o máximo de tarefas feitas.

A definição em si de gestão de tempo tem as suas diversas camadas e perspectivas, mas eu tenho cá para mim que, ao invés de falarmos em gestão de tempo, sendo ele um recurso escasso e de consumo inevitável, devíamos começar a falar de como apreciá-lo.

Porém, enquanto essa teoria pessoal não for bem desenvolvida, só me resta utilizar da melhor maneira o que tenho e o que sei no presente. Com isso em mente, inspirei-me no livro “15 Segredos das Pessoas Bem-Sucedidas sobre Gestão de Tempo”, escrito pelo empreendedor e autor Kevin Kruse.

Abaixo, seguem os princípios, misturados com alguns dos meus e interpretados à minha maneira:

1. Cria rituais de produtividade

Rituais são hábitos que se realizam em cadeia, repetidas vezes. Ou seja, quando fazes uma acção, esta dá espaço para a seguinte, que abre alas para a próxima. O objectivo principal, ao criares rotinas de produtividade é que te sintas motivadx a levar a cabo as actividades com as quais de comprometeste.

Por exemplo, ter uma rotina matinal, fazer tarefas que te dão uma sensação de missão cumprida (como fazer a cama) e ter pré-rotinas que ajudam na execução de outros rituais é uma receita-chave para que faças uma melhor gestão de tempo.

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2. Começa pela tarefa mais difícil

Este princípio é baseado no livro “Comece pelo mais difícil“, de Brian Tracy. Nele, o autor defende que, se começarmos o dia executando as tarefas mais difíceis, vamos ficar com a sensação de que somos capazes de tudo enfrentar e que o pior já passou. Sendo assim, a motivação de continuar aumenta, matando a tendência para procrastinar.

Isso realmente pode funcionar, se souberes definir o que é mais difícil para ti. Por vezes, pode ser a tarefa que vai demorar mais tempo a ser finalizada, outras pode ser algo que te desafie muito mentalmente, como resolver fórmulas matemáticas, criar conteúdo do zero ou resolver problemas. Questões que nos causem emoções negativas podem também mostrar-se altamente desafiantes, como negar a solicitação de um cliente ou cortar laços com um fornecedor. Seja o que for, identifica o que é mais difícil para ti e mata a cobra cortando-lhe a cabeça.

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3. Usa uma ferramenta de gestão de tempo

Com o acesso que temos a tudo, nos tempos actuais, ferramentas é que não nos faltam. Nesse quesito, eu gosto de usar o Pomodoro, Google Calendar e por vezes até o temporizador. Porém, existe uma infinidade de ferramentas de gestão de tempo e produtividade que te vão ajudar a perder menos tempo nas redes sociais, rastrear o tempo investido na execução de uma tarefa e bloquear o teu acesso à “time wasters” ou desperdiçadores de tempo, como Candy Crush e afins.

Convido-te a visitar a minha página de Recursos para mais sugestões de ferramentas de gestão de tempo.

4. Anota todas as tuas tarefas

Já tiveste aqueles momentos em que tiveste uma ideia de ouro e pensaste “Não me vou esquecer!”? Isso só para, quando precisaste de realmente implementar a dita ideia ela ter-se esvaído da tua mente??

Pois é, não voltes a cometer esse erro! Anota tudo que for relevante, fazendo-te sempre acompanhar de um bloco de notas ou mesmo do teu aplicativo de notas, no telefone. Para uma optimizada gestão de tempo, ao invés de anotar na lista de afazeres, escreve a tarefa directamente na tua agenda, com dia e hora marcados.

Aproveita e marca também o momento de conclusão da tal tarefa. Mesmo que for uma chamada para a tua melhor amiga, diz-lhe de antemão quanto tempo tens para falar com ela.

5. Pára te protelar!

Esta é mais uma ordem do que um princípio. Eu sei que os teus pais provavelmente não te deram educação militar e é pouco provável que eles te tenham ensinado a importância da disciplina de maneira aprofundada. Facto é que, agora não tens escapatória.

A boa notícia é que tenho 3 regras que te vão ajudar a lutar contra a procrastinação:

a) A Regra dos 5 minutos

Elaborada por Trent Hamm, no seu blog The Simple Dollar, esta regra sugere que, quando não tiveres a mínima vontade de fazer uma tarefa, põe 5 minutos a contar no temporizador e fá-la assim mesmo. Nesses 5 minutos, não deves deixar que absolutamente nada te interrompa, pois o objectivo é que te foques a 100% no que estiveres a fazer. Passados os 5 minutos, avalia a tua disposição e vê se é realista continuares ou aplicar o mesmo método para a próxima tarefa da lista.

b) O princípio da dor e do prazer

Este princípio defende que todo o ser humano é movido pela dor e pelo prazer. Ou seja, queremos sempre fugir da dor e encontrar o prazer nas nossas acções. Aplicando-se à procrastinação, quando estiveres a arrastar uma tarefa, pensa nas consequências dolorosas que vais sofrer se não a realizares (dica: sê dramáticx e carrega no efeito negativo); ainda na mesma linha de raciocínio, pensa no prazer de cumprí-la e em como é que isso se vai reflectir na tua própria satisfação.

c) Regra “Touch it once” ou toca uma vez

Esta regra defende que, se te deparares com uma tarefa que levará 5 minutos ou menos a ser executada, deves fazê-la imediatamente. Assim, só a encaras uma única vez e não mais terás de “tocá-la” ou ocupar-te dela. Traduzindo, não investes tempo 2 vezes a fazer algo que só precisa da tua atenção uma única vez.

Por agora, vou parar a lista por aqui, pois acredito nas pequenas acções diárias. Proponho que, ao invés de somente leres o artigo e seguires sendo chicoteadx pelo tempo, apliques esses princípios ainda hoje!

Tens um mês para implementar e avaliar esses princípios de gestão de tempo na tua vida, e depois vais contar-nos, nos comentários, como é que eles te ajudaram a ser um(a) péssimo(a) infeliz ;).